ההקשר
מסמכים, קבצים, פניות ומשימות המשך הגיעו לעורבי בכמה ערוצים במקביל ולא באותו פורמט. לכל פריט שנכנס היה צריך מישהו שיקרא אותו, מישהו שיהיה אחראי עליו וצעד הבא ברור — ושלושת אלה לא ישבו באותו מקום.
האתגר
החומר הגיע כקבצים מצורפים, כסריקות וכהודעות, בסדר שבו נשלח. מסמך, הבקשה שמאחוריו והתשובה שסגרה אותה ישבו במקומות נפרדים. כדי לדעת מה כתוב במסמך היה צריך לפתוח אותו, כדי להעביר אותו לאחראי היה צריך לזכור, וכדי לוודא שטופל היה צריך לשאול. הסטטוס של פריט לא היה נתון שאפשר לבדוק, אלא משהו שמשחזרים בשיחה.
העבודה שלנו
מסלול קליטה מוגדר: קבלה · בדיקה · שיוך · פעולה · תיעוד. פריטים נאספים מהערוצים שלהם לתור אחד. OCR מחלץ טקסט מסריקות ומקבצי PDF, כך שמסמך נכנס הופך לתוכן שאפשר לחפש בו ולא לקובץ אטום. לכל פריט יש אחראי, סטטוס ופעולת המשך, והשרשרת — מי קיבל, מי בדק, מה הוחלט — נשארת צמודה לפריט עצמו.
מה נבנה
- קליטה רב־ערוצית
- מסמכים, קבצים ופניות שמגיעים בערוצים נפרדים נאספים לתור אחד, עם נקודת כניסה אחת ואחידה לכל פריט שנכנס.
- חילוץ טקסט ב־OCR
- OCR הופך סריקות וקבצי PDF לטקסט שאפשר לחפש בו, כך שמסמך נכנס נקרא, מנותב ונמצא שוב בלי לפתוח את הקובץ.
- אחראי וסטטוס
- לכל פריט יש אחראי, מצב ופעולת המשך פתוחה, כך שאפשר לראות איפה הבקשה עומדת מתוך הפריט עצמו ולא לשחזר את זה בשיחה.
- תיעוד עקיב
- קבלה, בדיקה, שיוך, פעולה ותיעוד נשארים צמודים לפריט, כך שמי שמקבל אותו אחרי כן רואה מה כבר נעשה בלי לשאול.
איך התהליך נראה
לפני
- חומר מגיע כקבצים, סריקות והודעות
- המסמך, הבקשה והתשובה במקומות נפרדים
- את הסטטוס משחזרים בשיחה
עם המערכת
- קבלה
- בדיקה
- שיוך
- פעולה
- תיעוד
ההוכחה
עדיין אין צילומי מערכת שאושרו לפרסום. הדף מתאר את מה שנבנה ואת אופן הפעולה, בלי להציג הדמיה כאילו הייתה מסך אמיתי.