הדמיהפרויקט רלוונטי
CRM ותפעול תחת סביבת עבודה אחת.
מה עשינו
מערכת DANA של ProDrive מרכזת בסביבת עבודה אחת את המכירות, תיאום הפעילויות, תפעול מסלול הנהיגה, המסמכים והניהול — מערכת Web שתוכננה סביב סוג הפעילות של העסק ולא סביב רשימת שדות.
מערכות ניהול ופורטלים
פורטלים ומערכות Web מותאמות לצוות, ללקוחות ולספקים.
כשהעבודה עם לקוחות, ספקים או צוותי שטח מתנהלת במיילים ובקבצים, כל עדכון דורש מישהו שיעביר אותו הלאה. פורטל או מערכת Web מותאמת נותנים לכל משתמש מסך עם המידע והפעולות שרלוונטיים לו, ומתחברים למערכות שכבר יש לכם.
הבעיה שהשירות פותר
גיליון משותף שהפך בלי כוונה למערכת
ספק שולח עדכון במייל, מישהו מעתיק אותו לגיליון, ולקוח מתקשר לשאול מה הסטטוס. הגיליון גדל, ההרשאות לא ברורות, וכל שינוי בתהליך דורש עוד עמודה ועוד הסבר.
מערכת מותאמת נבנית סביב התהליך ולא סביב רשימת שדות. עובד נכנס, מוצא את המידע, מבצע את הפעולה, שומר ורואה את התוצאה; מנהל יכול להבין מי מטפל ומה תקוע. אלה התרחישים שבודקים עם הצוות לפני המסירה.
למי זה מתאים
- תהליך עבודה שמתנהל היום בגיליונות, במיילים ובהודעות, ומעורבים בו כמה סוגי משתמשים.
- לקוחות או ספקים שצריכים לראות סטטוס, להעלות מסמכים או לאשר פעולות.
- מערכת קיימת שלא מתאימה לתהליך, ואי אפשר להתאים אותה מספיק.
- צורך בהרשאות שונות לכל סוג משתמש.
דוגמה מתחילת התהליך ועד לתוצר
פורטל ספקים להעלאת מסמכים ואישורם
מאפיינים תפקידים
מי משתמש בפורטל — ספק, רכש, הנהלת חשבונות — ומה כל אחד צריך לראות ולעשות.
הספק מעלה מסמך
הספק נכנס לאזור שלו, מעלה תעודת משלוח או חשבונית ורואה את הסטטוס של מה שכבר שלח.
בדיקה ואישור
איש הרכש רואה את המסמכים שממתינים לו, בודק מול ההזמנה ומאשר או מחזיר עם הערה.
חיבור למערכת
מסמך מאושר מועבר להנהלת החשבונות או ל־ERP, לפי מה שהחיבור מאפשר.
תמונה למנהל
המנהל רואה מה ממתין, אצל מי ומה מתעכב — בלי לשאול.
זו דוגמה להמחשה. סוגי המשתמשים, ההרשאות והחיבורים נקבעים לפי התהליך, המערכות והדרישות אצלכם.
מה נכלל בפרויקט
מה עשוי להיכלל
- אפיון תהליכים, תפקידים והרשאות.
- עיצוב מסכים סביב הפעולות של כל משתמש.
- פיתוח המערכת, כולל כניסה מאובטחת והרשאות.
- חיבור למערכות קיימות כמו CRM, ERP, מייל או אחסון קבצים.
- תכנון העברת המידע הקיים, עבודה במקביל ובדיקות קבלה.
- הדרכה ומסירה לצוות.
מה תלוי במערכות ובגישות שלכם
- אפשרויות החיבור של המערכות הקיימות.
- דרישות אבטחת מידע, אחסון והתחברות בארגון.
- מצב המידע הקיים שצריך להעביר.
- מי מתחזק את המערכת אחרי המסירה, ואילו גישות, קוד ותיעוד נמסרים — לפי ההסכם.
הדמיהלסיפור המלא
שאלות נפוצות
למה לא לקנות מערכת מדף?
לפעמים זה נכון יותר. אם מערכת קיימת מתאימה לתהליך, אפשר להרחיב או לחבר אותה. מערכת מותאמת מוצדקת כשהתהליך ייחודי מספיק, או כשהתאמת מערכת מדף דורשת עקיפות שמכבידות על הצוות.
מה קורה לגיליונות ולקבצים שאנחנו עובדים איתם היום?
מתכננים תקופת מעבר: מה מהמידע הקיים עובר למערכת, כמה זמן עובדים במקביל ומתי מפסיקים לעדכן את הגיליון. כך לא נשארים לאורך זמן עם שני מקורות אמת.
מי מתחזק את המערכת אחרי המסירה?
זה מוגדר בהסכם: אפשר להמשיך איתנו בליווי שוטף, או לקבל תיעוד וגישות כדי שצוות אחר ימשיך. מה בדיוק נמסר תלוי גם בשירותי צד שלישי שהמערכת נשענת עליהם.
ממה נקבע ההיקף של מערכת כזו?
בעיקר ממספר סוגי המשתמשים, מהפעולות שכל אחד מבצע, מהחיבורים למערכות אחרות ומהמידע שצריך להעביר. אחרי מיפוי קצר של התהליך אפשר להגדיר שלב ראשון — למשל סוג משתמש אחד ותהליך אחד — ולתמחר אותו.
איזה תהליך אצלכם כבר גדל מעבר לגיליון?
ספרו לנו מי מעורב, איזה מידע עובר ביניהם ובאילו מערכות אתם עובדים. נמפה את התהליך ונבדוק אם נכון להרחיב מערכת קיימת או לבנות כלי ייעודי.